Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 7 (Siri 33)

Rumusan Center of Excellence

Secara keseluruhannya, perlaksanaan COE secara menyeluruh (melibatkan spiritual, emosional, intelektual dan fizikal) boleh dirumuskan seperti tertera dalam rakah di bawah;

Satu persoalan, selepas mengenali kaedah COE ini, pada pandangan anda apakah perbezaan antara pendekatan COE dan kaedah sedia ada yang anda amalkan dalam tugas anda sekarang? 

  

Sekiranya terdapat lebih banyak perkara positif kaedah COE ini berbanding kaedah sedia ada, maka mungkin ini sebab yang anda perlukan untuk amal kadah COE ini di dalam kerja anda. Atas itu, soalan berikut yang perlu kita pertimbangkan ialah bagaimana untuk amal kaedah COE ini di dalam tugas.

Dari pengalaman, antara kaedah pengamalan COE yang boleh dipertimbangkan dalam tugas ialah semasa melaksana perkara beriut dalam tugas; 

Tool Box Talk

Morning Talk

Sessi Teh Tarik

Sessi Friday Sharing

Retreat COE

Jadikan COE kaedah tentukan KPI

Raikan Kejayaan Capai COE

Ceritakan selalu ‘Why’ dan ‘How’ COE

Utamakan ‘Memberi’

Saling Sokong Menyokong!

Ingatkan Kumpulan – Apa yang orang pandang pada kita?

Projek COE - Kadar Segera - Semangat Tinggi

Projek COE – Berterusan - Keyakinan Diri

Projek COE - Mesyuarat Bulanan Unit - Perlaksanaan Sistematik

Kemajuan Projek COE – Dihebahkan - Sokongan Berterusan

Nota: Perhatikan. Lagi kuat ‘WHY’ anda mahukan Projek anda, Lagi mudah ‘How’ laksana Projek anda!

Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 6 (Siri 32)

Borang Perlaksanaan Cadangan Nilai (S.W.O.T.)

Bagi mengenalpasti perkara atau projek yang perlu dilaksanakan bagi memastikan pembinaan Cadangan Nilai, borang S.W.O.T. digunakan. Sila rujuk rajah di bawah

Langkah pertama untuk menentukan perkara atau projek ini ialah dengan menentukan apakah kekuatan dan kelemahan yang ada pada pasukan kita dalam usaha untuk membina cadangan nilai. Bagi membantu mengenalpasti kekuatan dan kelemahan tersebut, gunakan kriteria seperti yang dinyatakan dalam rajah di bawah;

Selepas mengenalpasti kekuatan dan kelemahan, tentukan pula apakah ancaman yang dihadapi oleh pasukan disebabkan oleh kekuatan dan kelemahan itu tadi. Perlu dingatkan bahawa kekuatan dan kelemahan itu merupakan SEBAB manakala ancaman itu pula adalah AKIBAT yang diterima. Perlu diingatkan bahawa ancaman ini datang dari pelanggan disebabkan ketidakupayaan kita menyampaikan cadangan nilai itu kepada mereka. Sila rujuk rajah di bawah;

Perlu diingatkan bahawa segala kekuatan, kelemahan dan ancaman ini merupakan ‘bahan mentah’ dalam usaha untuk menentukan perkara atau projek yang perlu dilaksanakan bagi mencapai cadangan nilai.

Berikutnya, berdasarkan ‘bahan mentah; ini, gunakanlah kaedah ‘pembinaan perhubungan’ (relationship building) bagi menentukan perkara atau projek yang perlu dilaksanakan. Sebagai contoh, projek ‘semua anggota kerja sumber manusia mendapat Sijil Program Better.Brighter pada 30hb Jun 2016’ berasal dari ‘Budaya Bangau’ (Kelemahan) Sila rujuk rajah di bawah;

Perlu diingatkan disini, semua perkara atau projek ini perlu berada di dalam bidang kuasa kumpulan. Walaubagiamanapun, bagi perkara atau projek yang di luar bidang kuasa pasukan yang mesti diaksanakan kerana tanpanya pasti menggugat tugas pasukan, cukup dengan melaksanakan pengumpulan data yang menunjukkan kegagalan perkara tersebut semasa didalam tugas yang menyebabkan kerja terganggu. Data ini digunakan sebagai bukti kepada pihak pengurusan yang lebih tinggi agar mereka benar-benar mengambil tindakan terhadap perkara itu.

Sekiranya, pihak pengurusan atasan tidak mengambil tindakan terhadap apa yang dibuktikan oleh data tersebut, disyorka agar pasukan terus mengumpul data tersebut kerana data tersebut boleh dijadikan sebagai bukti bilamana berlakau kejanggalan dalam tugas tersebut.

Bagi membantu pasukan menentukan perkara atau projek yang benar-benar mampu membina cadangan nilai tersebut, gunakanlah maklumat seperti di dalam rajah di bawah sebagai pedoman dalam menentukan perkara atau projek tesebut;

Akhir sekali, bagi memastikan setiap perkara atau projek itu meneruti amalan ISO, disyorkan mengkategori setiap perkara dan projek berdasarkan panduan seperti yang dinyatakan dalam rajah dibawah; 

Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 5 (Siri 31)

Borang Cadangan Nilai dan Kayu Ukur

Berdasarkan kepada borang di atas, langkah pertama ialah menentukan produk/servis unit atau inisiatif utama anda. Kemudian tentukan pelanggan yang anda beri produk/servis itu. Kedua-dua penentuan ini merupakan titik mula kepada mindset bisnes kerana apa makna menjadi seorang ahli perniagaan jika anda tidak tahu apa produk/servis dan pelanggan kepada produk/servis anda!

Langkah berikutnya ialah menentukan cadangan nilai yang mahu diberikan kepada pelanggan melalui produk/servis unit bisnes masing-masing. Tetapi sebelum diterangkan mengenai kaedah penentuan cadangan nilai ini, apakah yang difaham tentang cadangan nilai ini?

Cadangan Nilai

Pernahkah kita tertanya kepada diri sendiri bilamana kita melihat di satu tempat itu terdapat 5 gerai menjual goreng pisang, kelihatan hanya satu sahaja gerai tersebut itu yang menjadi tumpuan pelanggan berbanding gerai goring pisang yang lain? Walhal kesemua gerai-gerai ini menjual produk/servis yang sama?

Gerai goreng pisang yang satu ini menjadi tumpuan pelanggan mungkin kerana goreng pisangnya lebih sedap, layanannya lebih mesra atau harganya lebih murah. Faktor-faktor inilah yang dinamakan nilai yang dicadangkan melalui produk/servisnya yang menyebabkan pelanggan tertarik untuk ke gerai goreng pisang yang satu ini.

Seorang ahli perniagaan yang bijak sudah pasti cuba mengenalpasti apakah nilai yang ada dalam produk/servis yang dimahukan oleh pelanggannya. Seterusnya beliau berusaha untuk mengukur pencapaian nilai ini dan berusaha untuk membina nilai ini dalam produk/servisnya.

Bagi mencapai hajat ini, kita boleh menggunakan alat pembinaan cadangan nilai seperti dibawah;

Langkah pertama dalam menggunakan alat ini ialah dengan menentukan ketakutan (fear) yang ada dalam diri pelanggan bila mereka berdepan dengan produk/servis kita itu. Sila rujuk rajah di bawah;

Kesemua kenyataan di dalam ruangan ketakutan (fear) ini berunsur negatif. Seterusnya tukar kenyataan negatif ini kepada kenyataan positif dan letakkannya dalam ruangan keperluan (needs). Tambah lagi apa juga keperluan yang dinyatakan oleh pelanggan mengenai produk/servis kita itu. Sila rujuk rajah di bawah;

Soalnya mengapa untuk mengetahui keperluan, mengapa kita harus mulakan dengan mengenalpasti ketakutan? Tidak bolehkah kita terus bertanya kepada pelanggan tentang soal keperluan mereka?

Secara psikologinya, susah untuk kita menentukan keperluan kita tentang sesuatu perkara itu tetapi lebih mudah untuk kita menentukan ketakutan kita tentang sesuatu itu. Sudahnya untuk mengetahui keperluan, lebih mudah bilamana kita kenalpasti dahulu ketakutan kita tentang sesuatu perkara itu dan kemudainnya positihkan ketakutan tersebut lalu menghasilkan keperluan kita tentang sesuatu perkara itu.

Selepas menentukan keperluan, langkah berikutnya ialah untuk menentukan apakah kehendak (wants) pelanggan menerusi produk/servis kita itu.

Apakah perbezaan antara Keperluan (Needs) dan Kehendak (Wants)? Keperluan ialah perkara-perkara yang pelanggan pasti mahukan menerusi produk/servis kita. Kegagalan menyediakan perkara-perkara menyebabkan pelanggan itu tidak menggunakan produk/servis kita. Sebaliknya Kehendak (Wants) ialah perkara-perkara yang tidak semestinya dimahukan oleh pelanggan . Kegagalan meyediakan perkara-perkara ini tidak menyebabkan pelanggan itu tidak menggunakan produk/servis kita.

Seterusnya, tentukan pula substitutes. Subtitutes merupakan semua perkara-perkara yang anda fikirkan diperlu atau dikehendaki oleh pelanggan anda tetapi tidak dinyatakan oleh pelanggan anda. Sila rujuk rajah di bawah;

Keperluan (Needs), Kehendak (Wants) dan Substitutes merupakan ‘bahan mentah’ untuk menentukan Cadangan Nilai. Dengan menggunakan kaedah ‘pembinaan perhubungan’ (relationship building) terhadap Keperluan (Needs), Kehendak (Wants) dan Subtitues ini, kita mampu untuk menentukan Cadangan Nilai produk/servis kita. Sila rujuk rajah di bawah;

.

Contoh ‘Pembinaan Perhubungan’ : Merujuk kepada rajah di atas, kelihatan segala elemen di dalam Keperluan (Needs), Kehendak (Wants) dan Substitutes memerlukan ianya dibuat secara cepat dan tepat. Maka diputuskan satu Cadangan Nilai yang boleh disyorkan ialah ‘Khidmat HR yang Cepat dan Tepat’.

Selepas penentuan Cadangan Nilai, langkah berikutnya ialah mengenalpasti kayu ukur bagi mengukur samada Cadangan Nilai itu telah tercapai atau sebaliknya. Bagi tujuan ini, kita perlu merujuk terlebih dahulu kepada KPI-KPI kita yang sedia ada. Tentukan KPI-KPI yang manakah yang boleh digunakan untuk mengukur pencapaian Cadangan Nilai tersebut. Sekiranya tidak ada KPI-KPI sedia ada dapat digunakan untuk mengukur Cadangan Nilai tersebut, semestinya kita perlu kenalpasti KPI-KPI baru bagi mengukur Cadangan Nilai tersebut.

Nota: Sewajarnyalah KPI-KPI yang kita pegang semestinya yang digunakan untuk mengukur Cadangan Nilai. Sekiranya KPI-KPI yang kita pegang itu tidak dapat digunakan untuk mengukur Cadangan Nilai, semestinyalah kita tidak patut pegang KPI tersebut kerana tidak membantu mengukur Cadangan Nilai tersebut.

Selepas selesai melaksanakan keperluan dalam Borang Cadangan Nilai dan Kayu Ukur ini, langkah berikutnya ialah untuk menentukan apakah perkara yang perlu dilaksanakan di dalam pasukan bagi membina dan menyampaikan Cadangan Nilai kepada pelanggan. Perancangan perlaksanaan perkara ini, kita akan menggunakan  Borang Perlaksanaan Cadangan Nilai (S.W.O.T.)

Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 4 (Siri 30)

Selepas tahap Spiritual dan Emosional seseorang yang dipimpin itu ‘seronok’ dengan menekankan soal ‘MGR’ dan ‘4 AM’, barulah diri seseorang yang dipimpin itu ‘seronok’ pula untuk menuruti apa sahaja perancangan menjadi COE yang dikemukakan oleh pemimpinnya.

Seperti mana kita biasa dengar sebelum ini, yang dipimpin itu tidak kisah bagaimana hebat pemimpinnya dari segi ilmu mahupun kemahiran. Yang menjadi keutamaan yang dipimpin ialah samada pemimpinnya benar-benar kisah dengan dirinya. Semestinya ini dicapai dengan usaha ke atas Spiritual dan Emosional yang dipimpin dengan menekankan pengamalan soal ‘MGR’ dan ‘4 AM’ itu tadi.

Apakah perancangan COE yang dikemukakan oleh pemimpin sesuatu unit bisnes itu. Secara amnya, perancangan tersebut ialah seperti rajah di bawah;

Berdasarkan rajah di atas, dapat dilihat bahawa perancangan COE ini terdiri darpada tiga boring utama iaitu;

Borang Pembahagian Anggota Kerja

Borang Cadangan Nilai dan Kayu Ukur

Borang Perlaksanaan Cadangan Nilai (S.W.O.T.)

Berikut diterangkan secara terperinci perancangan COE berdasarkan boring-borang di atas;

  

Borang Pembahagian Anggota Kerja

Borang ini digunakan untuk membahagi anggota kerja sesuatu unit bisnes itu dalam melaksanakan perancangan COE ini nanti. Pembahagian anggota kerja ini boleh dibuat berdasarkan kepada unit-unit yang ada dalam sesuatu unit bisnes itu atau berdasarkan kepada inisiatif-inisiatif utama yang mahu dilakukan di bawah inisiatif COE ini. Bagi menwujudkan satu suasana ‘fun’ dalam perlaksanaan ini nanti, setiap unit ini digelar sebagai satu ‘kementerian’ dan setiap ‘kementerian’ diterajui oleh ketua unit atau inisiatif tersebut yang digelar sebagai ‘menteri’.  

Setiap ‘kementerian’ pula disarankan untuk merancang dan melaksanakan dua borang COE berikut. Dalam membuat perancangan dan perlaksanaan ini, semua anggota kerja diminta bermindsetkan bisnes dimana setiap ketika dalam perancangan dan perlaksanaan ini mereka harus menitik beratkan memberi impak maksima kepada pelanggan dan pada masa yang sama menekankan penggunaan sumber pada tahap paling optima. Lagi besar jurang antara kepuasan pelanggan dan penggunaan sumber, maka lagi tinggi keuntungan yang diperolehi. Sila rujuk rajah di bawah;

Watch yourself

There was once a pair of acrobats. The teacher was a poor widower and the student was a young girl by the name of Meda. These acrobats performed each day on the streets in order to earn enough to eat.

Their act consisted of the teacher balancing a tall bamboo pole on his head while the little girl climbed slowly to the top. Once to the top, she remained there while the teacher walked along the ground.

Both performers had to maintain complete focus and balance in order to prevent any injury from occurring and to complete the performance. One day, the teacher said to the pupil:

‘Listen Meda, I will watch you and you watch me, so that we can help each other maintain concentration and balance and prevent an accident. Then we’ll surely earn enough to eat.’

But the little girl was wise, she answered, ‘Dear master, I think it would be better for each of us to watch our self. To look after oneself means to look after both of us. That way I am sure we will avoid any accidents and earn enough to eat.’

Explanation: This story is meant to illustrate that taking care of yourself is the most important thing you can do to take care of others.

By learning how to nourish your mind and body you’ll naturally begin to treat those around you with more compassion, love, and kindness and create a more positive impact on the world around you as a whole. 

There is no division, taking care of yourself (in a spiritual sense, not in a material “buy myself things” kind of sense) equals taking care of others.

Be the Boss

A horse suddenly came galloping quickly down the road. It seemed as though the man had somewhere important to go.

Another man, who was standing alongside the road, shouted, “Where are you going?” and the man on the horse replied,

“I don’t know! Ask the horse!”

Explanation: This is a short but well-known Zen story with a powerful meaning behind it. The horse symbolizes our habit energy. The story explains the way we usually live, at the mercy of our old habit energies which have been established not by our intentional actions, but by our surroundings and mindless activity.

The horse is pulling us along, making us run here and there and hurry everywhere and we don’t even know why. If you stopped to ask yourself from time to time why exactly you’re running around so much, sometimes you might have an answer, but it’s never a very good one. You’re just used to it, it’s how we’re taught to live.

But as much as we run, it gets us nowhere. We need to learn how to take back the reigns and let the horse know who’s boss.

You’re the boss, you’ve always been the boss, so start acting like it.

Right and Wrong

When Bankei held his seclusion-weeks of meditation, pupils from many parts of Japan came to attend. During one of these gatherings a pupil was caught stealing. The matter was reported to Bankei with the request that the culprit be expelled. Bankei ignored the case.

Later the pupil was caught in a similar act, and again Bankei disregarded the matter. This angered the other pupils, who drew up a petition asking for the dismissal of the thief, stating that otherwise they would leave in a body.

When Bankei had read the petition he called everyone before him. “You are wise brothers,” he told them. “You know what is right and what is not right. You may go somewhere else to study if you wish, but this poor brother does not even know right from wrong. Who will teach him if I do not? I am going to keep him here even if all the rest of you leave.”

A torrent of tears cleansed the face of the brother who had stolen. All desire to steal had vanished.

Explanation: This story is pretty straightforward, but it certainly doesn’t make you think any less than the rest. How quickly would most people turn their back on someone who commits a crime like stealing, just as the pupils did. But look deeper and you might just see another human being. Someone that simply needs to be shown the path.

Don’t write people off so easily. Expressing compassion isn’t always easy, but we’re all together in this life, so we can’t just help those that keep good behavior. Those people who commit such crimes are often some of the people that need help with the most basic spiritual and human principles, such as right and wrong.

If you have a loved one who’s committed a crime before you’ll know exactly what I mean. You know they can be better and they shouldn’t be thrown out just because they did something wrong at some point.

Sure, we need to keep order, so they should be disciplined for their behavior, but we also need to take time to teach them right and wrong. We should strive to lift them up just as we strive to lift ourselves and those we love up despite their own flaws.

Non-judgment

Once upon the time there was an old farmer who had worked his crops for many years. One day his horse ran away. Upon hearing the news, his neighbours came to visit. “Such bad luck,” they said sympathetically.

“Maybe,” the farmer replied.

The next morning the horse returned, bringing with it three other wild horses. “How wonderful,” the neighbors exclaimed.

“Maybe,” replied the old man.

The following day, his son tried to ride one of the untamed horses, was thrown, and broke his leg. The neighbors again came to offer their sympathy on his misfortune.

“Maybe,” answered the farmer.

The day after, military officials came to the village to draft young men into the army. Seeing that the son’s leg was broken, they passed him by. The neighbors congratulated the farmer on how well things had turned out.

“Maybe,” said the farmer.

Explanation: The farmer is practicing non-judgment. He understands the true nature of life, that you can’t judge any event as an “end” in a way. Our life doesn’t play out like a work of fiction. There aren’t definite breaks that separate one moment versus another, and there isn’t a perfectly formulated end which everything builds to.

There’s always tomorrow. And whether the day was good or bad, there’s a million effects which can arise from one event. Good and bad are interconnected. They are, in fact, two sides of the same coin. If things seem perfect, they aren’t. If it seems like it’s Armageddon in your corner of the world, it’s not. Things can change in an instant, at all times. And they will at some point or another.

This doesn’t mean that we can’t be happy. On the contrary, it means that we need to realize this truth and live in a way that we’re constantly aware of it in order to find peace and happiness. Don’t let this change the way you live too much just yet though. 

For now just think on it, observe your life through the lens of this infinitely co-arising universe. This act in itself can bring you a great sense of peace.

Horse and Goat

There was a farmer who had a horse and a goat. One day, the horse became ill and he called the veterinarian, who said: - Well, your horse has a virus. He must take this medicine for three days. I’ll come back on the 3rd day and if he’s not better, we’re going to have to put him down.

Nearby, the goat listened closely to their conversation. The next day, they gave him the medicine and left. The goat approached the horse and said: - Be strong, my friend. Get up or else they’re going to put you to sleep!

On the second day, they gave him the medicine and left. The goat came back and said: - Come on buddy, get up or else you’re going to die! Come on, I’ll help you get up. Let’s go! One, two, three …

On the third day, they came to give him the medicine and the vet said: Unfortunately, we’re going to have to put him down tomorrow. Otherwise, the virus might spread and infect the other horses. After they left, the goat approached the horse and said:  Listen pal, it’s now or never! Get up, come on! Have courage! Come on! Get up! Get up!

That’s it, slowly! Great! Come on, one, two, three… Good, good. Now faster, come on … Fantastic! Run, run more! Yes! Yay! Yes! You did it, you’re a champion!!!

All of a sudden, the owner came back, saw the horse running in the field and began shouting:  It’s a miracle! My horse is cured. We must have a grand party. Let’s kill the goat!!!!*

The Lesson: This often happens in the workplace & life in general. Nobody truly knows which employee or people actually deserves the merit of success and are in fact contributing towards success, or who’s actually contributing the necessary support to make things happen. Be grateful.

For Remembrance Sake

Sometimes people say things to you at just the right time that will change your life forever. Perhaps it was a coincidence; perhaps it was all part of the master plan. I like to think that everyone you meet in life was for a reason. You learned something from that person, no matter how big or little the lesson may have been.

My dad once gave me and my brother each a dollar out of nowhere. I scoffed and said "Dad its just a dollar, you keep it." He got really mad and said, "Never try to give anything back that someone gives you. It could be all they have to give and a huge sacrifice to them."

People won't remember the words you say but how it made them feel.