Thursday, April 21, 2016
Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 7 (Siri 33)
Rumusan Center of Excellence
Secara keseluruhannya, perlaksanaan
COE secara menyeluruh (melibatkan spiritual, emosional, intelektual dan
fizikal) boleh dirumuskan seperti tertera dalam rakah di bawah;
Satu persoalan, selepas mengenali
kaedah COE ini, pada pandangan anda apakah perbezaan antara pendekatan COE dan
kaedah sedia ada yang anda amalkan dalam tugas anda sekarang?
Sekiranya terdapat lebih banyak
perkara positif kaedah COE ini berbanding kaedah sedia ada, maka mungkin ini
sebab yang anda perlukan untuk amal kadah COE ini di dalam kerja anda. Atas
itu, soalan berikut yang perlu kita pertimbangkan ialah bagaimana untuk amal
kaedah COE ini di dalam tugas.
Dari pengalaman, antara kaedah pengamalan
COE yang boleh dipertimbangkan dalam tugas ialah semasa melaksana perkara
beriut dalam tugas;
Tool Box Talk
Morning Talk
Sessi Teh Tarik
Sessi Friday Sharing
Retreat COE
Jadikan COE kaedah tentukan KPI
Raikan Kejayaan Capai COE
Ceritakan selalu ‘Why’ dan ‘How’
COE
Utamakan ‘Memberi’
Saling Sokong Menyokong!
Ingatkan Kumpulan – Apa yang
orang pandang pada kita?
Projek COE - Kadar Segera -
Semangat Tinggi
Projek COE – Berterusan -
Keyakinan Diri
Projek COE - Mesyuarat Bulanan
Unit - Perlaksanaan Sistematik
Kemajuan Projek COE – Dihebahkan
- Sokongan Berterusan
Nota: Perhatikan. Lagi kuat ‘WHY’
anda mahukan Projek anda, Lagi mudah ‘How’ laksana Projek anda!
Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 6 (Siri 32)
Borang Perlaksanaan Cadangan
Nilai (S.W.O.T.)
Bagi mengenalpasti perkara atau
projek yang perlu dilaksanakan bagi memastikan pembinaan Cadangan Nilai, borang
S.W.O.T. digunakan. Sila rujuk rajah di bawah
Langkah pertama untuk menentukan
perkara atau projek ini ialah dengan menentukan apakah kekuatan dan kelemahan
yang ada pada pasukan kita dalam usaha untuk membina cadangan nilai. Bagi
membantu mengenalpasti kekuatan dan kelemahan tersebut, gunakan kriteria
seperti yang dinyatakan dalam rajah di bawah;
Selepas mengenalpasti kekuatan
dan kelemahan, tentukan pula apakah ancaman yang dihadapi oleh pasukan
disebabkan oleh kekuatan dan kelemahan itu tadi. Perlu dingatkan bahawa
kekuatan dan kelemahan itu merupakan SEBAB manakala ancaman itu pula adalah
AKIBAT yang diterima. Perlu diingatkan bahawa ancaman ini datang dari pelanggan
disebabkan ketidakupayaan kita menyampaikan cadangan nilai itu kepada mereka.
Sila rujuk rajah di bawah;
Perlu diingatkan bahawa segala
kekuatan, kelemahan dan ancaman ini merupakan ‘bahan mentah’ dalam usaha untuk
menentukan perkara atau projek yang perlu dilaksanakan bagi mencapai cadangan
nilai.
Berikutnya, berdasarkan ‘bahan
mentah; ini, gunakanlah kaedah ‘pembinaan perhubungan’ (relationship building)
bagi menentukan perkara atau projek yang perlu dilaksanakan. Sebagai contoh,
projek ‘semua anggota kerja sumber manusia mendapat Sijil Program
Better.Brighter pada 30hb Jun 2016’ berasal dari ‘Budaya Bangau’ (Kelemahan)
Sila rujuk rajah di bawah;
Perlu diingatkan disini, semua
perkara atau projek ini perlu berada di dalam bidang kuasa kumpulan.
Walaubagiamanapun, bagi perkara atau projek yang di luar bidang kuasa pasukan yang
mesti diaksanakan kerana tanpanya pasti menggugat tugas pasukan, cukup dengan
melaksanakan pengumpulan data yang menunjukkan kegagalan perkara tersebut
semasa didalam tugas yang menyebabkan kerja terganggu. Data ini digunakan
sebagai bukti kepada pihak pengurusan yang lebih tinggi agar mereka benar-benar
mengambil tindakan terhadap perkara itu.
Sekiranya, pihak pengurusan
atasan tidak mengambil tindakan terhadap apa yang dibuktikan oleh data
tersebut, disyorka agar pasukan terus mengumpul data tersebut kerana data
tersebut boleh dijadikan sebagai bukti bilamana berlakau kejanggalan dalam
tugas tersebut.
Bagi membantu pasukan menentukan
perkara atau projek yang benar-benar mampu membina cadangan nilai tersebut,
gunakanlah maklumat seperti di dalam rajah di bawah sebagai pedoman dalam
menentukan perkara atau projek tesebut;
Akhir sekali, bagi memastikan
setiap perkara atau projek itu meneruti amalan ISO, disyorkan mengkategori
setiap perkara dan projek berdasarkan panduan seperti yang dinyatakan dalam
rajah dibawah;
Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 5 (Siri 31)
Borang Cadangan Nilai dan Kayu
Ukur
Berdasarkan kepada borang di
atas, langkah pertama ialah menentukan produk/servis unit atau inisiatif utama
anda. Kemudian tentukan pelanggan yang anda beri produk/servis itu. Kedua-dua
penentuan ini merupakan titik mula kepada mindset bisnes kerana apa makna
menjadi seorang ahli perniagaan jika anda tidak tahu apa produk/servis dan
pelanggan kepada produk/servis anda!
Langkah berikutnya ialah
menentukan cadangan nilai yang mahu diberikan kepada pelanggan melalui
produk/servis unit bisnes masing-masing. Tetapi sebelum diterangkan mengenai kaedah
penentuan cadangan nilai ini, apakah yang difaham tentang cadangan nilai ini?
Cadangan Nilai
Pernahkah kita tertanya kepada
diri sendiri bilamana kita melihat di satu tempat itu terdapat 5 gerai menjual
goreng pisang, kelihatan hanya satu sahaja gerai tersebut itu yang menjadi
tumpuan pelanggan berbanding gerai goring pisang yang lain? Walhal kesemua
gerai-gerai ini menjual produk/servis yang sama?
Gerai goreng pisang yang satu ini
menjadi tumpuan pelanggan mungkin kerana goreng pisangnya lebih sedap,
layanannya lebih mesra atau harganya lebih murah. Faktor-faktor inilah yang
dinamakan nilai yang dicadangkan melalui produk/servisnya yang menyebabkan
pelanggan tertarik untuk ke gerai goreng pisang yang satu ini.
Seorang ahli perniagaan yang
bijak sudah pasti cuba mengenalpasti apakah nilai yang ada dalam produk/servis
yang dimahukan oleh pelanggannya. Seterusnya beliau berusaha untuk mengukur
pencapaian nilai ini dan berusaha untuk membina nilai ini dalam
produk/servisnya.
Bagi mencapai hajat ini, kita
boleh menggunakan alat pembinaan cadangan nilai seperti dibawah;
Langkah pertama dalam menggunakan
alat ini ialah dengan menentukan ketakutan (fear) yang ada dalam diri pelanggan
bila mereka berdepan dengan produk/servis kita itu. Sila rujuk rajah di bawah;
Kesemua kenyataan di dalam
ruangan ketakutan (fear) ini berunsur negatif. Seterusnya tukar kenyataan
negatif ini kepada kenyataan positif dan letakkannya dalam ruangan keperluan
(needs). Tambah lagi apa juga keperluan yang dinyatakan oleh pelanggan mengenai
produk/servis kita itu. Sila rujuk rajah di bawah;
Soalnya mengapa untuk mengetahui
keperluan, mengapa kita harus mulakan dengan mengenalpasti ketakutan? Tidak
bolehkah kita terus bertanya kepada pelanggan tentang soal keperluan mereka?
Secara psikologinya, susah untuk
kita menentukan keperluan kita tentang sesuatu perkara itu tetapi lebih mudah
untuk kita menentukan ketakutan kita tentang sesuatu itu. Sudahnya untuk
mengetahui keperluan, lebih mudah bilamana kita kenalpasti dahulu ketakutan
kita tentang sesuatu perkara itu dan kemudainnya positihkan ketakutan tersebut
lalu menghasilkan keperluan kita tentang sesuatu perkara itu.
Selepas menentukan keperluan,
langkah berikutnya ialah untuk menentukan apakah kehendak (wants) pelanggan
menerusi produk/servis kita itu.
Apakah perbezaan antara Keperluan
(Needs) dan Kehendak (Wants)? Keperluan ialah perkara-perkara yang pelanggan
pasti mahukan menerusi produk/servis kita. Kegagalan menyediakan
perkara-perkara menyebabkan pelanggan itu tidak menggunakan
produk/servis kita. Sebaliknya Kehendak (Wants) ialah perkara-perkara yang
tidak semestinya dimahukan oleh pelanggan . Kegagalan meyediakan
perkara-perkara ini tidak menyebabkan pelanggan itu tidak menggunakan
produk/servis kita.
Seterusnya, tentukan pula substitutes.
Subtitutes merupakan semua perkara-perkara yang anda fikirkan diperlu atau
dikehendaki oleh pelanggan anda tetapi tidak dinyatakan oleh pelanggan anda.
Sila rujuk rajah di bawah;
Keperluan (Needs), Kehendak
(Wants) dan Substitutes merupakan ‘bahan mentah’ untuk menentukan Cadangan
Nilai. Dengan menggunakan kaedah ‘pembinaan perhubungan’ (relationship
building) terhadap Keperluan (Needs), Kehendak (Wants) dan Subtitues ini, kita
mampu untuk menentukan Cadangan Nilai produk/servis kita. Sila rujuk rajah di
bawah;
.
Contoh ‘Pembinaan Perhubungan’ :
Merujuk kepada rajah di atas, kelihatan segala elemen di dalam Keperluan
(Needs), Kehendak (Wants) dan Substitutes memerlukan ianya dibuat secara cepat
dan tepat. Maka diputuskan satu Cadangan Nilai yang boleh disyorkan ialah
‘Khidmat HR yang Cepat dan Tepat’.
Selepas penentuan Cadangan Nilai,
langkah berikutnya ialah mengenalpasti kayu ukur bagi mengukur samada Cadangan
Nilai itu telah tercapai atau sebaliknya. Bagi tujuan ini, kita perlu merujuk
terlebih dahulu kepada KPI-KPI kita yang sedia ada. Tentukan KPI-KPI yang
manakah yang boleh digunakan untuk mengukur pencapaian Cadangan Nilai tersebut.
Sekiranya tidak ada KPI-KPI sedia ada dapat digunakan untuk mengukur Cadangan
Nilai tersebut, semestinya kita perlu kenalpasti KPI-KPI baru bagi mengukur
Cadangan Nilai tersebut.
Nota: Sewajarnyalah KPI-KPI yang
kita pegang semestinya yang digunakan untuk mengukur Cadangan Nilai. Sekiranya
KPI-KPI yang kita pegang itu tidak dapat digunakan untuk mengukur Cadangan
Nilai, semestinyalah kita tidak patut pegang KPI tersebut kerana tidak membantu
mengukur Cadangan Nilai tersebut.
Selepas selesai melaksanakan
keperluan dalam Borang Cadangan Nilai dan Kayu Ukur ini, langkah berikutnya
ialah untuk menentukan apakah perkara yang perlu dilaksanakan di dalam pasukan
bagi membina dan menyampaikan Cadangan Nilai kepada pelanggan. Perancangan
perlaksanaan perkara ini, kita akan menggunakan
Borang Perlaksanaan Cadangan Nilai (S.W.O.T.)
Program Better.Brighter – Center of Excellence Part 4 (Siri 30)
Selepas tahap Spiritual dan
Emosional seseorang yang dipimpin itu ‘seronok’ dengan menekankan soal ‘MGR’
dan ‘4 AM’, barulah diri seseorang yang dipimpin itu ‘seronok’ pula untuk
menuruti apa sahaja perancangan menjadi COE yang dikemukakan oleh pemimpinnya.
Seperti mana kita biasa dengar
sebelum ini, yang dipimpin itu tidak kisah bagaimana hebat pemimpinnya dari
segi ilmu mahupun kemahiran. Yang menjadi keutamaan yang dipimpin ialah samada
pemimpinnya benar-benar kisah dengan dirinya. Semestinya ini dicapai dengan
usaha ke atas Spiritual dan Emosional yang dipimpin dengan menekankan
pengamalan soal ‘MGR’ dan ‘4 AM’ itu tadi.
Apakah perancangan COE yang
dikemukakan oleh pemimpin sesuatu unit bisnes itu. Secara amnya, perancangan
tersebut ialah seperti rajah di bawah;
Berdasarkan rajah di atas, dapat
dilihat bahawa perancangan COE ini terdiri darpada tiga boring utama iaitu;
Borang Pembahagian Anggota Kerja
Borang Cadangan Nilai dan Kayu
Ukur
Borang Perlaksanaan Cadangan
Nilai (S.W.O.T.)
Berikut diterangkan secara
terperinci perancangan COE berdasarkan boring-borang di atas;
Borang Pembahagian Anggota Kerja
Borang ini digunakan untuk
membahagi anggota kerja sesuatu unit bisnes itu dalam melaksanakan perancangan
COE ini nanti. Pembahagian anggota kerja ini boleh dibuat berdasarkan kepada
unit-unit yang ada dalam sesuatu unit bisnes itu atau berdasarkan kepada
inisiatif-inisiatif utama yang mahu dilakukan di bawah inisiatif COE ini. Bagi
menwujudkan satu suasana ‘fun’ dalam perlaksanaan ini nanti, setiap unit ini
digelar sebagai satu ‘kementerian’ dan setiap ‘kementerian’ diterajui oleh ketua
unit atau inisiatif tersebut yang digelar sebagai ‘menteri’.
Setiap ‘kementerian’ pula
disarankan untuk merancang dan melaksanakan dua borang COE berikut. Dalam
membuat perancangan dan perlaksanaan ini, semua anggota kerja diminta
bermindsetkan bisnes dimana setiap ketika dalam perancangan dan perlaksanaan
ini mereka harus menitik beratkan memberi impak maksima kepada pelanggan dan pada
masa yang sama menekankan penggunaan sumber pada tahap paling optima. Lagi
besar jurang antara kepuasan pelanggan dan penggunaan sumber, maka lagi tinggi
keuntungan yang diperolehi. Sila rujuk rajah di bawah;
Sunday, April 10, 2016
Watch yourself
There was once a pair of acrobats. The teacher was a poor
widower and the student was a young girl by the name of Meda. These acrobats
performed each day on the streets in order to earn enough to eat.
Their act consisted of the teacher balancing a tall bamboo
pole on his head while the little girl climbed slowly to the top. Once to the
top, she remained there while the teacher walked along the ground.
Both performers had to maintain complete focus and balance
in order to prevent any injury from occurring and to complete the performance.
One day, the teacher said to the pupil:
‘Listen Meda, I will watch you and you watch me, so that we
can help each other maintain concentration and balance and prevent an accident.
Then we’ll surely earn enough to eat.’
But the little girl was wise, she answered, ‘Dear master, I
think it would be better for each of us to watch our self. To look after oneself
means to look after both of us. That way I am sure we will avoid any accidents
and earn enough to eat.’
Explanation: This story is meant to
illustrate that taking care of yourself is the most important thing you can do
to take care of others.
By learning how to nourish your mind and body you’ll
naturally begin to treat those around you with more compassion, love, and
kindness and create a more positive impact on the world around you as a whole.
There is no division, taking care of yourself (in a spiritual sense, not in a
material “buy myself things” kind of sense) equals taking care of others.
Be the Boss
A horse suddenly came galloping quickly down the road. It
seemed as though the man had somewhere important to go.
Another man, who was standing alongside the road, shouted,
“Where are you going?” and the man on the horse replied,
“I don’t know! Ask the horse!”
Explanation: This is a short but well-known Zen story with a
powerful meaning behind it. The horse symbolizes our habit energy. The story
explains the way we usually live, at the mercy of our old habit energies which
have been established not by our intentional actions, but by our surroundings
and mindless activity.
The horse is pulling us along, making us run here and there
and hurry everywhere and we don’t even know why. If you stopped to ask yourself
from time to time why exactly you’re running around so much, sometimes you
might have an answer, but it’s never a very good one. You’re just used to it,
it’s how we’re taught to live.
But as much as we run, it gets us nowhere. We need to learn
how to take back the reigns and let the horse know who’s boss.
You’re the boss, you’ve always been the boss, so start
acting like it.
Right and Wrong
When Bankei held his seclusion-weeks of meditation, pupils
from many parts of Japan came to attend. During one of these gatherings a pupil
was caught stealing. The matter was reported to Bankei with the request that
the culprit be expelled. Bankei ignored the case.
Later the pupil was caught in a similar act, and again
Bankei disregarded the matter. This angered the other pupils, who drew up a
petition asking for the dismissal of the thief, stating that otherwise they
would leave in a body.
When Bankei had read the petition he called everyone before
him. “You are wise brothers,” he told them. “You know what is right and what is
not right. You may go somewhere else to study if you wish, but this poor
brother does not even know right from wrong. Who will teach him if I do not? I
am going to keep him here even if all the rest of you leave.”
A torrent of tears cleansed the face of the brother who had
stolen. All desire to steal had vanished.
Explanation: This story is pretty straightforward, but it
certainly doesn’t make you think any less than the rest. How quickly would most
people turn their back on someone who commits a crime like stealing, just as
the pupils did. But look deeper and you might just see another human being.
Someone that simply needs to be shown the path.
Don’t write people off so easily. Expressing compassion
isn’t always easy, but we’re all together in this life, so we can’t just help
those that keep good behavior. Those people who commit such crimes are often
some of the people that need help with the most basic spiritual and human
principles, such as right and wrong.
Sure, we
need to keep order, so they should be disciplined for their behavior, but we
also need to take time to teach them right and wrong. We should strive to lift
them up just as we strive to lift ourselves and those we love up despite their
own flaws.
Non-judgment
Once upon the time there was an old farmer who had worked
his crops for many years. One day his horse ran away. Upon hearing the news,
his neighbours came to visit. “Such bad luck,” they said sympathetically.
“Maybe,” the farmer replied.
The next morning the horse returned, bringing with it three
other wild horses. “How wonderful,” the neighbors exclaimed.
“Maybe,” replied the old man.
The following day, his son tried to ride one of the untamed
horses, was thrown, and broke his leg. The neighbors again came to offer their
sympathy on his misfortune.
“Maybe,” answered the farmer.
The day after, military officials came to the village to
draft young men into the army. Seeing that the son’s leg was broken, they
passed him by. The neighbors congratulated the farmer on how well things had
turned out.
“Maybe,” said the farmer.
Explanation: The farmer is practicing non-judgment. He
understands the true nature of life, that you can’t judge any event as an “end”
in a way. Our life doesn’t play out like a work of fiction. There aren’t
definite breaks that separate one moment versus another, and there isn’t a
perfectly formulated end which everything builds to.
There’s always tomorrow. And whether the day was good or
bad, there’s a million effects which can arise from one event. Good and bad are
interconnected. They are, in fact, two sides of the same coin. If things seem
perfect, they aren’t. If it seems like it’s Armageddon in your corner of the
world, it’s not. Things can change in an instant, at all times. And they will
at some point or another.
This doesn’t mean that we can’t be happy. On the contrary,
it means that we need to realize this truth and live in a way that we’re
constantly aware of it in order to find peace and happiness. Don’t let this
change the way you live too much just yet though.
For now just think on it,
observe your life through the lens of this infinitely co-arising universe. This
act in itself can bring you a great sense of peace.
Horse and Goat
There was a farmer who had a horse and a goat. One day, the
horse became ill and he called the veterinarian, who said: - Well, your horse
has a virus. He must take this medicine for three days. I’ll come back on the
3rd day and if he’s not better, we’re going to have to put him down.
Nearby, the goat listened closely to their conversation. The
next day, they gave him the medicine and left. The goat approached the horse
and said: - Be strong, my friend. Get up or else they’re going to put you to
sleep!
On the second day, they gave him the medicine and left. The
goat came back and said: - Come on buddy, get up or else you’re going to die!
Come on, I’ll help you get up. Let’s go! One, two, three …
On the third day, they came to give him the medicine and the
vet said: Unfortunately, we’re going to have to put him down tomorrow.
Otherwise, the virus might spread and infect the other horses. After they left,
the goat approached the horse and said: Listen pal, it’s now or never! Get up, come
on! Have courage! Come on! Get up! Get up!
That’s it, slowly! Great! Come on, one, two, three… Good,
good. Now faster, come on … Fantastic! Run, run more! Yes! Yay! Yes! You did
it, you’re a champion!!!
All of a sudden, the owner came back, saw the horse running
in the field and began shouting: It’s a
miracle! My horse is cured. We must have a grand party. Let’s kill the
goat!!!!*
The Lesson: This often happens in the workplace & life
in general. Nobody truly knows which employee or people actually deserves the
merit of success and are in fact contributing towards success, or who’s
actually contributing the necessary support to make things happen. Be grateful.
For Remembrance Sake
Sometimes people say things to you at just the right time
that will change your life forever. Perhaps it was a coincidence; perhaps it
was all part of the master plan. I like to think that everyone you meet in life
was for a reason. You learned something from that person, no matter how big or
little the lesson may have been.
My dad once gave me and my brother each a dollar out of
nowhere. I scoffed and said "Dad its just a dollar, you keep it." He
got really mad and said, "Never try to give anything back that someone
gives you. It could be all they have to give and a huge sacrifice to
them."
People
won't remember the words you say but how it made them feel.
Subscribe to:
Posts (Atom)