Sehingga ketika ini, kita telah berjaya menetapkan matlamat
(Packaging Expertise) atau projek (Center of Excellence) yang perlu dicapai
dalam tugas. Berikutnya kita perlu merancang perlaksanaan kedua-dua perkara
ini.
Untuk itu, kita akan menggunakan satu alat bernama P.D.C.A.
yang bermaksud Plan Do Check Action. Gambaran P.D.C.A. ini ialah seperti rajah
di bawah;
Dari rajah di atas, telah dinyatakan dengan jelas tentang apa
aktiviti yang perlu dilakukan di dalam setiap kuadran P.D.C.A. ini. Dapat
disaksikan dari rajah di atas juga bahawa bagi melaksanakan aktiviti dalam PLAN
dan CHECK, kita akan menggunakan satu alat yang sama iaitu borang 5W + 1H
(What, Why, Where, When, Who dan How). Manakala dalam kuadran DO dan ACTION,
kita akan menggunakan satu jadual masa yang sama juga. Mari kita susuli setiap
kuadran P.D.C.A. ini;
PLAN
Dalam kuadran ini, kita akan menghuraikan matlamat atau
projek kita dengan lebih terperinci dengan menyatakan What, Why, Where, When, Who tentang matlamat
atau projek itu. Di dalam kuadran ini juga kita menghuraikan dengan terpeirinci
aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan (How) bagi merealisasi matlamat atau
projek tersebut.
Perlu diingatkan disini bahawa untuk setiap matllamat atau
projek itu diperuntukkan untuk satu borang 5W + 1H agar tidak timbul kekeliruan
jika menggunakan satu borang untuk lebih dari satu matlamat atau projek.
DO
Di dalam kuadran ini, kita akan tetapkan masa dengan
terperinci bilakah sesuatu aktiviti yang disenaraikan (HOW) dalam borang 5W +
1H itu perlu dilaksanakan.
Perlu diingatkan disini bahawa diperuntukkan satu borang
untuk satu bulan bagi menggelakkan pertindanan aktiviti jika digunakan lebih
satu borang untuk satu bulan itu.
CHECK
Di dalam kuadran ini pula, penyemakan samada wujud jurang
antara aktiviti yang telah dirancang (Kuadran PLAN) dengan aktiviti yang telah
dilaksanakan (Kuadran DO). Sekiranya wujud jurang, maka tentukan aktiviti
selanjutnya yang perlu dilaksanakan bagi merapat jurang tersebut. Senaraikan
aktiviti yang telah dikenalpasti ini ke dalam ruangan HOW, borang 5W + 1H ini.
ACTION
Bagi aktiviti-aktiviti yang telah dikenalpasti di dalam
borang 5W + 1H (kuadran CHECK), tetapkan masa untuk laksanakan aktiviti ini di
dalam jadual waktu kuadran ACTION ini.
Sebenarnya, borang 5W + 1H yang digunakan di dalam kuadran
PLAN dan CHECK serta borang Jadual Waktu di dalam kuadran DO dan ACTION itu
merupakan borang yang sama.
Apa yang berlaku disini ialah susulan telah dilaksanakan pada CHECK dan ACTION bagi
aktiviti matlamat atau projek yang telah dirancang dan dilaksanakan pada
kuadran PLAN dan DO.
Susulan-susulan ini boleh dilaksanakan berdasarkan kepada
keperluan iaitu samada secara mingguan atau bulanan.
No comments:
Post a Comment